Comment WhoBuys relie les publicités au cash réellement encaissé

1. Le chiffre principal : le cash reçu, net des remboursements

Le montant attribué à une publicité est la somme des paiements réussis reliés aux ventes de ses prospects, moins les remboursements reliés. Une vente signée à 6 000 € et réglée en trois fois ne compte que 2 000 € après le premier versement. Les versements suivants augmentent le cash à leur date d'encaissement ; ils ne créent pas de nouvel acheteur. Un paiement en attente ou en échec reste visible, mais n'entre jamais dans le cash encaissé.

Le ratio affiché est cash encaissé / dépenses publicitaires. Il ne déduit ni salaires, ni commissions, ni coût de livraison, ni autres charges : ce n'est donc ni un bénéfice ni une rentabilité nette.

2. Deux lectures du temps, jamais mélangées silencieusement

• Cohorte d'acquisition : les prospects entrés pendant la période, puis leurs ventes et encaissements observés pendant une fenêtre fixe, avec une date d'observation indiquée.
• Encaissements de période : les paiements effectivement reçus pendant la période, y compris ceux provenant de prospects acquis plus tôt.

La première lecture sert à comparer les publicités qui acquièrent les prospects. La seconde sert à comprendre le cash entré sur une période. Elles répondent à deux questions différentes.

3. Les faits viennent de tes outils

Présence, rendez-vous, vente, montant et paiement viennent de ton agenda, de ton CRM et de ton outil d'encaissement. L'analyse des appels ne fait que relever ce qui s'y dit. Pour chaque information, WhoBuys retient, dans cet ordre :

1. une correction faite par ton équipe, en un clic, journalisée (qui a corrigé, quand, et la valeur d'avant) ;
2. le fait enregistré par tes outils ;
3. ce que l'analyse de l'appel a relevé, citation à l'appui ;
4. sinon, « inconnu ».

Une correction survit aux synchronisations suivantes : un nouvel import ne l'efface pas.

4. L'analyse automatique des appels

Chaque appel importé avec sa transcription est analysé automatiquement, sans bouton à presser, dans le cadre d'un usage raisonnable. WhoBuys y relève ce que dit le prospect : la décision annoncée, la prochaine étape promise et sa date, l'objection principale, le prix annoncé. Présence, rendez-vous, vente, montant et paiement viennent de tes outils : en cas de désaccord avec l'analyse, ce sont eux qui comptent. WhoBuys n'envoie rien à tes prospects.

• Chaque information relevée porte une citation retrouvée mot pour mot dans le transcript, avec sa minute quand le transcript est horodaté. Sans citation retrouvée, le champ reste « inconnu ».
• Le closer est reconnu par le logiciel (hôte du rendez-vous, enregistreur, membres de ton équipe) : un refus ou un « je réfléchis » ne compte que s'il vient du prospect, et un prix annoncé que s'il figure en chiffres dans la citation.
• Une prochaine étape n'est datée que si un jour précis est dit, entre le jour de l'appel et 60 jours après.
• Chaque signal (objection, question, besoin) repose sur une citation du prospect retrouvée mot pour mot : le logiciel écarte toute citation introuvable ou prononcée par le closer, et relit lui-même l'horodatage et l'origine du signal (spontané, ou induit par une question du closer). Un second contrôle écarte ensuite les citations qui ne prouvent pas clairement leur type et leur catégorie.
• Seules les déclarations explicites sont retenues : aucune caractéristique sensible n'est déduite.
• La présence à un appel vient de ton outil, de ton équipe ou de l'enregistrement de l'appel ; sinon elle reste inconnue plutôt que supposée, et une absence n'est jamais déduite.
• Les conclusions chiffrées sont calculées par le logiciel, jamais par l'IA.

5. Fonction secondaire : les opportunités restées sans suite

Une opportunité à reprendre, c'est un prospect pour qui une action était attendue et dont rien n'apparaît dans tes outils. Ce n'est pas forcément une vente déjà conclue : cela peut être un lead, un absent, une annulation ou une prochaine étape restée sans suite. Chaque jour, WhoBuys croise tes leads, ton agenda, tes appels, ton CRM et tes paiements, prospect par prospect, et signale sept situations. Les délais indiqués sont ceux par défaut, réglables dans Réglages (onglet « Cash oublié »).

Lead sans traitement détecté

Un lead à contacter (formulaire Meta Lead Ads, CRM, webhook ou candidature) entré depuis plus de 2 jours, sans aucun rendez-vous, appel, appel sortant ni vente trouvés dans tes outils.

Se résout tout seul quand un rendez-vous, un appel ou un appel sortant apparaît.

No-show sans reprise trouvée

Un rendez-vous où ton agenda ou ton équipe a marqué le prospect absent, sans nouveau rendez-vous, relance ni vente trouvés dans les 2 jours qui suivent. Une présence inconnue n'est jamais prise pour une absence.

Se résout tout seul quand un nouveau rendez-vous, une relance ou une vente apparaît.

Annulation sans nouveau rendez-vous trouvé

Un rendez-vous annulé, par le prospect ou par ton équipe, sans nouveau rendez-vous ni vente trouvés dans les 2 jours qui suivent l'annulation. Un rendez-vous reporté n'est pas une annulation.

Se résout tout seul quand un nouveau rendez-vous apparaît.

Prochaine étape promise, sans rendez-vous trouvé

Un appel tenu où un deuxième rendez-vous ou un rappel a été promis pour un jour précis, citation à l'appui, sans rendez-vous calé ni vente trouvés 1 jour après ce jour.

Se résout tout seul quand un rendez-vous est calé ou une vente est gagnée.

Prospect actif sans prochaine étape

Un appel tenu qui s'achève sans décision (« je réfléchis », « j'en parle à ma femme », budget à voir), dit par le prospect ou noté « à relancer » par ton agenda, sans nouveau rendez-vous, relance ni vente trouvés dans les 3 jours qui suivent.

Se résout tout seul quand un rendez-vous, une vente ou un refus ferme apparaît.

Paiement attendu non trouvé

Une vente gagnée dans ton CRM, ou annoncée pendant l'appel (vendu, acompte promis), sans paiement réussi trouvé dans ton outil d'encaissement dans les 3 jours qui suivent. Un lien de paiement Stripe ouvert puis jamais réglé compte aussi, quand ta connexion Stripe permet de le lire.

Se résout tout seul quand un paiement réussi est rapproché du prospect.

Paiement en échec

Un paiement en échec, échéance ou abonnement, sans paiement réussi trouvé dans ton outil d'encaissement dans les 3 jours qui suivent.

Se résout tout seul quand un paiement réussi arrive.

Ne sont jamais signalés : un prospect disqualifié par ton CRM ou ton équipe, un refus ferme dit pendant l'appel, un prospect qui ne veut plus être contacté, un doublon, un prospect hors du périmètre suivi, un prospect déjà client de cette offre.

• Un seul élément ouvert par prospect : la situation la plus récente l'emporte.
• Au-delà de 30 jours, une situation sort de la liste active et passe dans les archivés.
• Chaque élément a un responsable : le closer de l'appel pour une situation née d'un rendez-vous, d'un appel ou d'une vente, le setter du lead pour un lead sans contact ; à défaut, « Non attribué ».
• Une situation que tes outils ne permettent pas de voir s'affiche « non vérifiable avec tes outils », jamais « 0 ». Ce que chaque outil débloque est détaillé sur la page Connecteurs.
• WhoBuys n'envoie aucun message à tes prospects : c'est ton équipe qui les contacte, depuis ses propres outils.

6. Comment est calculé le cash en jeu

Chaque opportunité à reprendre reçoit une valeur : son prix de référence multiplié par la probabilité de la convertir. Cette probabilité est mesurée sur ton compte dès que ton historique le permet, sinon c'est une valeur prudente ; une vente déjà conclue compte en entier.

Le prix de référence

• Vente déjà conclue : ce qui reste dû sur la vente, jamais le prix total si une partie est déjà encaissée. Pour une échéance en échec, son montant, sans dépasser le restant dû.
• Sinon : le prix de l'offre suivie (celle de la vente, du type de rendez-vous ou du produit Stripe, sinon ton offre unique).
• Prix inconnu, ou montant dans une autre devise que celle de ton espace : aucune valeur. L'élément est signalé sans montant et n'entre dans aucun total. WhoBuys ne devine jamais un prix.

La probabilité appliquée

• Lead sans traitement détecté : ton taux de conversion lead → acheteur sur 90 jours.
• No-show sans reprise trouvée et Annulation sans nouveau rendez-vous trouvé : ton taux de vente des absents et annulés replanifiés ; à défaut, présence × closing.
• Prochaine étape promise, sans rendez-vous trouvé et Prospect actif sans prochaine étape : ton taux de vente après un appel sans décision ; à défaut, ton closing.
• Paiement attendu non trouvé et Paiement en échec : la vente est déjà conclue, elle compte en entier.

Un taux du compte ne s'applique qu'à partir de 10 cas. Avec moins de 20 appels tenus ou moins de 5 ventes sur 90 jours, ou quand le taux du compte repose sur trop peu de cas, WhoBuys applique des valeurs prudentes et l'écrit : « estimation prudente ». Ces valeurs sont 3 % pour un lead sans contact, 15 % pour un absent ou une annulation, 35 % pour un deuxième rendez-vous promis, 20 % pour un « je réfléchis ».

Exemple fictif : une offre à 3 000 €, un absent sur un compte qui démarre. Valeur : 3 000 € × 15 % = 450 €. L'infobulle de la valeur dit : « Prix de ton offre × taux prudent de 15 % : estimation prudente » (moins de 20 appels tenus ou de 5 ventes sur 90 jours).

Ce qui s'affiche

• Deux totaux, jamais fusionnés sans distinction : « À encaisser », ce qui est déjà vendu, et « Valeur estimée à récupérer », la valeur probabilisée des opportunités qui ne sont pas encore des ventes. Le montant en jeu est leur somme, toujours affichée avec ce détail.
• Chaque valeur est arrondie à la dizaine d'euros, et le total est la somme des valeurs affichées.
• Une relance humaine place l'élément « En suivi », mais sa valeur reste dans le montant en jeu tant qu'aucune issue factuelle n'est trouvée. Un rendez-vous recalé, une vente, un paiement ou une clôture factuelle le retire du montant en jeu.
• Chaque valeur dit d'où elle vient, par exemple : « Prix de ton offre × ton taux réel de vente après un appel sans décision sur 90 jours ».

Récupéré après signalement

Quand un prospect signalé paie ensuite (paiement réussi, rapproché de ce prospect, daté après le signalement), ce qu'il règle dans les 30 jours qui suivent, remboursements déduits, compte une seule fois dans « récupéré après signalement ». Une situation déjà réglée avant le signalement (vente conclue ou paiement reçu avant, lus après coup) n'y entre jamais, même payée ensuite : l'élément est archivé « déjà vendu » ou « déjà payé avant le signalement ». Une vente ou un paiement daté du jour seulement (un fichier sans heure), le jour même du signalement, n'y entre pas non plus : l'heure n'est pas connue, l'élément est archivé sans rien compter. Une vente gagnée après le signalement mais pas encore payée résout l'élément sans rien compter (en cours) ; payée ensuite, elle compte. L'échéance d'une vente conclue avant l'arrivée de la situation (un prospect qui était déjà client) ne compte jamais. Une vente que WhoBuys déduit des paiements (aucune vente importée) est datée de son premier paiement. Le résultat ne dépend que des faits, jamais de l'ordre dans lequel tes outils les ont transmis. Ce compteur dit ce qui s'est passé après le signalement ; il n'en attribue pas le mérite à WhoBuys.

7. Chaque élément a sa preuve

Aucun élément n'existe sans preuve. Chacun renvoie à ce qui l'a déclenché : « Événement d'agenda », « Moment de l'appel » (la minute et la citation), « Vente », « Tentative de paiement » ou « Entrée du lead ». Si sa preuve disparaît (transcript remplacé, appel supprimé), l'élément est mis de côté jusqu'à ce qu'une preuve le justifie de nouveau.

WhoBuys dit ce qu'il trouve, ou ne trouve pas, dans tes outils : « aucune relance trouvée dans les outils connectés », « aucun paiement trouvé dans ton outil d'encaissement ». Une absence de donnée n'est jamais présentée comme une absence d'action : une relance faite depuis un outil que WhoBuys ne lit pas n'y apparaît pas, c'est pourquoi chaque élément montre sa preuve.

8. Relier une vente à sa source : cinq niveaux de preuve

Chaque origine enregistrée reçoit un niveau de preuve, du plus sûr au plus faible.

Confirmée

Le prospect a cliqué sur un lien WhoBuys rattaché à une pub ou à un contenu, et ton formulaire a transmis l'identifiant de ce clic. Ou bien il a rempli un formulaire publicitaire natif (Meta Lead Ads), qui transmet la pub d'origine.

Exemple : un lead Meta Lead Ads arrive avec l'identifiant de la pub « Témoignage client ».

Fiable

Les identifiants de la campagne, de l'ensemble de publicités ou de la pub sont arrivés avec le lead. Ou bien des UTM complets désignent la campagne ou la pub d'un clic payant, ou le contenu d'un clic organique. Ou encore l'identifiant d'un lien WhoBuys a voyagé dans utm_content, sans l'identifiant du clic.

Exemple : le formulaire de ta page reçoit ad_id et adset_id dans son adresse.

Plateforme seule

On sait d'où vient le prospect, mais pas quelle pub ni quel contenu : un utm_source seul, un fbclid ou un gclid seul, un site d'origine ou la colonne « source » d'un outil.

Exemple : un lead arrive avec utm_source=instagram, et rien d'autre.

Déclarée

La réponse du prospect à « Comment nous as-tu connus ? ». Elle s'affiche à côté de l'origine technique, sans jamais la remplacer ni s'y mélanger.

Exemple : il répond « une vidéo YouTube ».

Inconnue

Aucune trace exploitable.

Exemple : un lead importé sans UTM, sans identifiant et sans réponse.

Dans « Acquisition », chaque ligne montre la part de ses leads et de son cash à chaque niveau : précise (confirmée ou fiable), plateforme seule, déclarée ou inconnue.

9. L'origine qui compte pour une vente

Un prospect peut avoir plusieurs points de contact. Pour les chiffres, WhoBuys en retient un seul, dans cet ordre :

1. une correction faite à la main par ton équipe ;
2. la meilleure preuve technique précise (confirmée, puis fiable) captée à l'entrée du lead, au plus tard 24 heures après ;
3. à défaut, le premier point de contact technique connu, même au niveau de la plateforme seule ;
4. à défaut, la source déclarée ;
5. sinon, l'origine reste inconnue.

Les autres points de contact restent enregistrés et visibles. WhoBuys ne répartit jamais une vente entre plusieurs points de contact : il n'y a pas de modèle multi-touch calculé.

10. Ce qu'un indice seul ne prouve pas

• fbclid : Meta l'ajoute aussi à des liens qui ne viennent pas d'une pub. Seul, il indique Meta, sans dire si c'était une pub ou un contenu.
• Instagram : Instagram ne dit pas quel lead vient de quelle publication. Seuls un lien WhoBuys cliqué, ou des UTM qui nomment le contenu, relient un lead à un contenu précis.
• gclid : Google ne l'ajoute qu'aux clics sur ses publicités. Seul, il indique une pub Google, sans dire laquelle.

Un prospect venu d'une plateforme, sans savoir si c'était une pub ou un contenu, n'apparaît ni dans « Payant » ni dans « Organique » : il n'est compté que dans « Tout », et signalé comme tel.

11. Le périmètre : ce qui entre dans les chiffres

Chaque lead, rendez-vous, enregistrement, vente et paiement reçoit un statut de périmètre, avec sa raison. Les règles s'appliquent dans un ordre strict, la première qui tranche l'emporte ; aucune IA n'intervient. Un faux inclus est pire qu'un inconnu.

• Inclus : compte dans les chiffres.
• Exclu : hors périmètre (adresse interne, lead de test, produit non suivi, rendez-vous annulé, paiement en mode test…) : visible, jamais compté.
• À vérifier : ambigu ou incomplet (produit Stripe sans règle, type de rendez-vous inconnu, paiement qui correspond à plusieurs ventes) : à trancher par ton équipe, jamais compté tant que ce n'est pas fait.
• Inconnu : rien pour trancher : jamais compté.
• Historique : antérieur à ta date de départ : visible, jamais dans les chiffres suivis, sauf décision explicite.

Les adresses et domaines internes, les produits et prix Stripe suivis, les types de rendez-vous et les étiquettes CRM se règlent dans Réglages → Ce que WhoBuys analyse. Une décision prise à la main (inclure, exclure) n'est jamais réévaluée par le logiciel.

12. Quand une comparaison de sources est permise

• Pas encore assez d'acheteurs pour comparer : une ligne qui compte moins d'acheteurs que ton seuil n'est pas classée, et elle dit combien elle en a sur combien il en faut. Le seuil vaut 5 acheteurs par défaut ; une seule valeur s'applique, partout : celle enregistrée dans Réglages (de 1 à 50). Sous ce seuil, WhoBuys n'en tire aucune conclusion, et son assistant ne recommande ni d'augmenter ni de couper le budget.
• Preuve partielle : une pub ou un contenu n'est classé que si au moins 70 % de ses leads ont une preuve précise ; une source, que si au moins 70 % de ses leads ont au moins leur plateforme.
• Origine inconnue : ces leads restent visibles, mais ne sont jamais classés.

Une ligne qui remplit ces conditions est marquée « Comparable ». Payant et organique passent par le même calcul et les mêmes règles, dans le même rapport.

13. Cohortes : comparer des prospects du même âge

Une période regroupe les leads entrés pendant cette période. Pour chacun, WhoBuys compte les ventes et le cash encaissés pendant un nombre de jours fixe après son entrée : 30 par défaut, de 7 à 180 dans les réglages. Chaque lead dispose ainsi du même délai pour acheter, quelle que soit sa date d'entrée.

Quand les leads les plus récents sont encore dans ce délai, WhoBuys l'indique : leurs ventes peuvent encore arriver.

14. Acheteurs et cash encaissé

• Acheteur : un lead qui a une vente gagnée pendant son délai d'observation.
• Cash net : les paiements rapprochés de ses ventes et reçus pendant ce délai, remboursements déduits. Une vente payée en plusieurs fois compte chaque échéance à sa date d'encaissement. Un paiement en échec ne compte jamais.
• Retour : le cash net divisé par le montant dépensé.
• Rapprochement : un paiement rejoint une vente par sa référence (vente ou prospect désigné dans les métadonnées Stripe, client_reference_id ou une colonne WhoBuys), sinon par le client Stripe déjà relié à un prospect, sinon par une adresse e-mail ou un téléphone qui ne correspond qu'à une seule vente. Un remboursement suit le paiement qu'il rembourse. Plusieurs ventes possibles : le paiement part dans la file « À vérifier ». Un nom complet ne donne qu'une suggestion à confirmer, jamais un rattachement automatique.
• Vente déduite : un prospect sans vente enregistrée qui a payé devient acheteur à la date de son premier paiement, rattaché par référence explicite, client Stripe déjà relié, e-mail ou téléphone exact, jamais par un nom. Si une vraie vente arrive ensuite, elle la remplace. Une vente déduite d'un paiement ne crée jamais de « Paiement attendu non trouvé ».

15. Ce que WhoBuys n'affirme pas

• Pas de chiffre gonflé : un absent vaut le prix de ton offre × un taux (celui de ton compte, ou une valeur prudente), jamais le prix entier, et ce qui est déjà vendu reste séparé de ce qui est estimé.
• Pas de ROAS garanti ni de vérité absolue : seulement ce que tes données permettent de dire.
• Pas de cause déduite d'une coïncidence : un écart entre deux pubs ou deux sources reste un constat, jamais une explication.
• Pas d'origine inventée : une origine inconnue reste inconnue. Un lead sans origine n'est pas du budget perdu, c'est une attribution manquante.
• Pas de note ni de classement de tes closers : WhoBuys montre ce qu'il trouve dans tes outils, closer par closer, sans le juger.
• Pas de modification de tes outils ni de message à tes prospects : WhoBuys lit tes données, il n'y touche pas.

16. Limites connues

• Une source non connectée n'existe pas pour WhoBuys : ses leads, ses rendez-vous, ses relances et son cash n'apparaissent pas.
• Un absent n'est signalé que s'il est marqué comme tel par ton agenda, ou corrigé dans WhoBuys. Sans enregistreur, ni deuxième rendez-vous promis ni « je réfléchis » dit en appel ne sont relevés.
• Sans identifiants de pub, UTM ou lien WhoBuys transmis jusqu'au lead, l'origine reste au niveau de la plateforme, ou inconnue.
• Vues, portée et j'aime ne disent pas qui achète : ils ne relient aucun lead à un contenu.
• Repères de qualité : au moins 90 % des leads avec une origine connue et 95 % du cash relié à une vente. En dessous, le classement peut être biaisé, et WhoBuys le signale.